نگارش نامه اداری حتی پیش از ظهور و گسترش سازمان‌های مدرن، نامه یکی از مهم‌ترین ابزارهای ارتباط میان افراد در نهاد‌های بزرگ بود. در آن زمان نیز نگارش نامه اداری (یا همان رسمی) میان افراد با مناصب رسمی یا والا مرتبه باید از الگوی خاصی پیروی می‌کرد و در صورت عدم رعایت مفاد آن، اهانت به شخص نامه‌گیرنده محسوب میشد. این رویه تا به امروز در سرتاسر جهان همچنان پابرجاست.
پیش از شرح نکاتی لازم در باب نحوهی نگارش نامه اداری، باید به خواننده پیشنهاد کنم که در این امر تا بیشینه حد ممکن حساسیت و دقت به خرج داده تا بهترین خروجی از نتایج زحمات شما حاصل شود. در صورت عدم رعایت مواردی که درج می‌شود، گذشته از امکان عودت نامه به شما و زحمت مجدد نگارش نامه اداری ، ممکن است موجب شود تا وجهه‌ی شما نزد گیرنده به شدت مخدوش گردد. همچنین نامه‌ها سند مکتوب محسوب می‌شوند و ممکن است در آینده له یا علیه شما در محاکم مورد استناد قرار گیرند.
اما به قسمت نکات کلی در نگارش نامه اداری می‌رسیم.
در ابتدای موضوع نگارش نامه اداری شایسته است اشاره شود در بالای برگ نامه‌ی رسمی باید از عبارات رسمی باسمه تعالی، به نام خدا و یا بسم الله الرحمن الرحیم استفاده گردد.
باید در ابتدای نامه، گیرنده‌ی نامه با عبارات محترمانه مورد خطاب قرار گیرد.
از نویسنده‌ی نامه، انتظار می‌رود نامه را با زبان فارسی معیار و با بیان شیوا و سنگین بنویسد. همچنین نگارش نامه اداری باید خالی از لحن نامناسب، اعم از دون شأن یا اهانت‌آمیز، اصطلاحات عامیانه و بی‌ادبانه، اشکالات نگارشی، املایی و یا منطقی باشد.
نامه باید حتی‌الامکان در برگه‌ی قطع a5، تایپ شده و از سربرگ‌های مناسب در آن استفاده شود. استفاده از برگه‌هایی غیر از A3 – A4 –A5 به هیچ عنوان امکان پذیرفته شدن ندارد. جز نوع آخر که قطع غیرعادیای بوده و احتمالاً تنها در موارد ثبتی املاک به عنوان سند دیده می‌شود، A4 تنها متعلق به زمانیست که متن نامه به تفصیل انجامیده است. در صورت وجود پیوست، باید این موضوع در متن نامه‌ی اصلی مورد اشاره قرار گیرد. نامه باید تنها در یک رو نوشته شده و متن فارسی آن نیز راست چین باشد و حاشیه‌ی سمت چپ خالی بماند. تاریخ در بالا و سمت چپ درج خواهد شد. درج نشان رسمی سازمان در بالای برگه، ذکر مبدأ و مقصد نامه، استفاده از فونت نازنین و سایز 14 و درج موضوع در بالای نوشته از دیگر نیازهای رسمیت یافتن برگه در نگارش نامه اداری است. در اینجا نمونه‌ای از یک نامه اداری را قرار داده‌ام
شماره:
تاریخ:
پیوست:
وزارت:
سرلوحه جناب آقای/سرکار خانم ....................
«مشخصات فردی و اداری گیرنده»
(عناوین )
رئیس/مدیر/سرپرست/محترم .............
موضوع:
متن:
مشخصات فردی و اداری فرستنده
امضاء
رونوشت به:
گیرندگان رونوشت